Política de protección de datos personales

Descripción

Con este documento podrás definir tú mismo la forma en la que realizarás la protección de datos. Recuerda que para esto, debes conocer de quién manejas información y cuál es tu rol frente a los datos, es decir, si eres responsable, encargado o ambos. Además, hay que considerar qué tipo de información manejas, cómo la obtienes, por qué tratas esa información y para qué lo haces.

Así mismo, es importante que definas el ciclo de vida de los datos y a partir de allí, los roles y responsabilidades necesarios para implementar la política. Sin esto, sólo será una norma de papel y el reto que tienes es volverla una política viva y efectiva. Sólo así evitarás sanciones y garantizarás el derecho de tus usuarios, clientes y demás personas de las que manejes información.

Es un documento que te servirá si estás comenzando tu emprendimiento o si bien lo tienes en marcha y te has animado a ajustar pendientes legales que te minimicen riesgos de sanciones y que, además, te contribuya a un mejor servicio al cliente. También funciona para cualquier momento de vida de las PYMES, Empresas y para el desarrollo de actividades comerciales que vayas a desarrollar con los datos personales, mercadeo, contacto para ventas, promoción de servicios, análisis de comportamientos y analítica de datos. De acuerdo con la regulación colombiana, desde el año 2012 los manejos de datos debían estar cubiertos por este tipo de políticas.

Si aún tienes dudas si debes o no contar con esta política, estos son algunos tips para que identifiques si te aplica o no. Deberías tenerla si:

• Tienes datos de contacto de las personas para ofrecer servicios, recordar citas, pedir información, hacer encuestas, entre otros.
• Tienes datos de salud de las personas, por lo cual, es perfecto si tienes pacientes.
• Tienes datos personales de proveedores, clientes y empleados, para el desarrollo normal de tu negocio o emprendimiento.

Estos son solo algunas pistas, pero no las únicas. No dudes en contactarnos si no te ves en estos casos pero piensas que te podrían aplicar, y así, logres de manera preventiva evitarte una asación.

La política podrás utilizarla si realizas tus actividades de forma presencial, virtual, en oficina, en la calle, puerta a puerta y, en general, en cualquier modalidad de relacionamiento con las personas.

El contenido que encontrarás desarrollado en la política es el siguiente, el cual, por cierto, cumple todas las condiciones legales de Colombia:

1. Principios que orientan la política y en particular, la protección de datos personales, de acuerdo con la regulación vigente.
2. Derechos de los titulares de datos personales. Los cuales son los que deberás garantizar y darle a conocer a los titulares cómo pueden ejercer el habeas data.
3. Deberes de los encargados y responsables frente a la protección de los datos personales que manejan.
4. Quiénes son los responsables y encargados de los datos, así como su información de contacto.
5. Tipos de datos personales, tratamiento que se les dará y finalidades generales y especiales de acuerdo con el tipo de datos que manejas.
6. Derechos de los niños, niñas y adolescentes (cuando aplique).
7. Tratamiento frente a datos sensibles (cuando aplique).
8. Autorización del titular de los datos personales.
9. Forma en la que los titulares pueden ejercer sus derechos.
10. Referencia a procedimientos internos que buscan materializar esta política.
11. Transferencia y transmisión internacional de datos personales.
12.  Medidas de seguridad.
13. Temporalidad del tratamiento de datos.
14. Vigencia de la política y versión.