UGPP: ¿Qué es?

La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, más conocida como UGPP, es una unidad creada en el año 2007, a través del artículo 156 de la ley 1151 del mismo año. Está adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se ha encargado de verificar que la liquidación y pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales por parte de los empleadores se hagan de manera correcta y oportuna.

La UGPP adquirió unas facultades muy importantes a partir del 27 de diciembre de 2012, esto es relevante en términos de procedimiento de fiscalización:

– Desde el año 2007 hasta el 2012, la UGPP podía fiscalizar aportes. Esa fiscalización era prácticamente cobrar los aportes del Sistema de Seguridad Social y Cajas de Compensación Familiar PERO no podía sancionar.

-A partir de 27 de diciembre de 2012, se expide la ley 1607 de 2012, que es una reforma tributaria y es desde ese momento que se le permite a la UGPP sancionar 4 conductas.

¿Qué conductas se le permite sancionar a la UGPP?

INEXACTITUD: Consiste en errores en el ingreso base de cotización (IBC) o en errores en el porcentaje aplicable a la cotización, es decir, hay cotización, pero está mal hecha.

OMISIÓN: Puede ser:

Omisión en la afiliación: Es el incumplimiento de la obligación de afiliar o afiliarse a alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social y no haber declarado ni pagado las respectivas contribuciones parafiscales. 

Omisión en la vinculación: Es cuando ya se está afiliado y no le reportan la novedad de ingreso al sistema.  Debido a ello, no se efectúa el pago de los aportes a su cargo a alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social. 

MORA: Se refiere a aquel que reportó, pero no pagó, o pagó tarde.

Estas 3 conductas están relacionadas con los aportes a la Seguridad Social, y  generan: sanciones, multas, intereses de mora a la taza de usura, y además, tiene una deuda de aporte de capital.

OMISIÓN EN LA INFORMACION: Esta conducta es procesal o procedimental, es una sanción por una inexactitud en la presentación de los documentos, es decir, que no tiene que ver con los aportes a la Seguridad Social. Esta conducta puede llegar a generar una sanción hasta de 15.000 UVT ¿Cuánto? 600’.000.000 aproximadamente. Esta sanción se produce cuando la UGPP pide información y no se le entrega, se entrega mal, se entrega tarde, o se entrega adulterada.

Funciones de la UGPP

Las funciones de la UGPP están establecidas en el artículo 156 de la ley 1151 de 2007 y son dos:

” i) El reconocimiento de derechos pensionales, tales como pensiones y bonos pensionales, salvo los bonos que sean responsabilidad de la Nación, así como auxilios funerarios, causados a cargo de administradoras del Régimen de Prima Media del orden nacional, y de las entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación. Para lo anterior, la entidad ejercerá todas las gestiones inherentes a este numeral, tales como la administración de base de datos, nóminas, archivos y asignaciones al Gobierno Nacional en el artículo 20 de la Ley 797 de 2003;

ii) Las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social. Para este efecto, la UGPP recibirá los hallazgos que le deberán enviar las entidades que administran sistemas de información de contribuciones parafiscales de la Protección Social y podrá solicitar de los empleadores, afiliados, beneficiarios y demás actores administradores de estos recursos parafiscales, la información que estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores de las obligaciones definidas por la ley, respecto de tales recursos. Esta misma función tendrán las administraciones públicas. Igualmente, la UGPP podrá ejercer funciones de cobro coactivo en armonía con las demás entidades administradoras de estos recursos.” 

En conclusión, la UGPP tiene como funciones: fiscalizar los aportes a los subsistemas de Salud, Pensiones, Riesgos laborales, Sena, Caja de compensación familiar e ICBF. Y reconocer algunas pensiones, es decir, el reconocimiento de derechos pensionales de ex trabajadores de entidades del orden nacional liquidadas, porque ésta es la administradora de fondos y cajas de previsión liquidadas.

PROCEDIMIENTO DE LA UGPP 

El procedimiento de la UGPP tiene varias etapas y son las siguientes:

FISCALIZACIÓN QUE REALIZA LA UGPP

En esta etapa se generan los siguientes requerimientos:

REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN QUE HACE LA UGPP

Es un acto administrativo mediante el cual la Unidad le solicita al aportante la información pertinente para verificar el pago correcto y oportuno de las contribuciones de la protección social.

Dentro de la información la Unidad podrá solicitar: 

Para empleadores, de acuerdo con la Resolución 922 de 2018:

  • Nómina de salarios y/o compensaciones.
  • Balances de prueba.
  • Auxiliares contables.

Para trabajadores independientes:

  • Relación de ingresos, costos y gastos.
  • Documentos que acrediten calidad de pensionado, afiliado a régimen de excepción o residente en el exterior, entre otros.
  • Información contable (balances de prueba, auxiliares de costos y gastos, entre otros).
  • La información enviada por el aportante es comparada con las diferentes fuentes con que cuenta la entidad para determinar la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de aportes al Sistema de la Protección Social –SPS.

OJO: La información se debe entregar completa, correcta y en el término establecido, de lo contrario, la Unidad podrá imponer una sanción de hasta 15.000 UVT.


REQUERIMIENTO PARA DECLARAR Y/O CORREGIR POR PARTE DE LA UGPP

Es un acto administrativo mediante el cual la Unidad determina un estimado de lo adeudado por aportes pensionales y a su vez, los respectivos intereses. Le propone al aportante las obligaciones pendientes de pago por los siguientes conceptos:
Inexactitud:
el pago de los aportes se realizó por un valor inferior.
Mora:
no registra pago de los aportes correspondientes.
Omisión:
no registra afiliación y pago de los aportes correspondientes.

La UGPP, expide un requerimiento para declarar cuando se trata de una omisión, o para corregir, cuando se trata de una inexactitud.

¿Qué se puede hacer si se recibe un requerimiento para declarar y/o corregir por parte de la UGPP?

El aportante puede aceptar total o parcialmente los hechos planteados en el requerimiento para declarar y/o corregir, y como consecuencia de ello, pagar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes- PILA, los aportes liquidados más los intereses de mora generados hasta la fecha de pago, y consignar a favor del Tesoro Nacional el valor de las sanciones propuestas en el requerimiento.
De no aceptar lo propuesto, el aportante puede formular por escrito sus objeciones y entregar las pruebas correspondientes dentro de los tres (3) meses siguientes a la notificación del requerimiento para declarar y/o corregir.

Vencidos los tres (3) meses para dar respuesta al requerimiento para declarar y/o corregir, La Unidad cuenta con seis (6) meses para adelantar la validación de los pagos realizados por el aportante, o en su defecto, estudiar las objeciones y pruebas presentadas, y expedir una liquidación oficial.

¿Necesitas agendar una cita ante la UGPP pero no sabes cómo hacerlo? aquí te explicamos el paso a paso.

PROCESO DE LIQUIDACIÓN ANTE LA UGPP

Al realizar la verificación de las objeciones y/o pagos presentados por el aportante frente al requerimiento para declarar y/o corregir, se expide la liquidación oficial.

¿Qué es la liquidación oficial?

Es un acto administrativo mediante el cual La Unidad determina las obligaciones pendientes de pago por concepto de inexactitud, omisión y mora.

¿Qué puede hacer si recibe una liquidación oficial de la UGPP?

a. Dentro de los dos meses siguientes a la notificación de la liquidación oficial, puede interponer un recurso de reconsideración, a través del cual podrá controvertir los valores determinados y aportar nuevas pruebas para ser estudiadas por La Unidad,

b. O puede aceptar los valores determinados y realizar los pagos a través de la PILA y consignar a favor del Tesoro Nacional el valor de las correspondientes sanciones.

RECURSO DE RECONSIDERACIÓN FRENTE A LA UGPP

El recurso de reconsideración, es la última etapa dentro del proceso en la cual puede discutir los valores determinados en la liquidación oficial. Para interponerlo, debe cumplir con los siguientes requisitos para que sea admitido:

  • Ser presentado por escrito a La Unidad, manifestando los motivos de inconformidad.
  • Interponerse dentro de los dos (2) meses siguientes a la notificación de la liquidación oficial.
  • Ser interpuesto por el representante legal o su apoderado debidamente constituido.

Una vez admitido el recurso de reconsideración, La Unidad cuenta con un término de hasta un (1) año para proferir el fallo, con lo cual se agota la vía gubernativa y se inicia el proceso de cobro.

PROCESO DE COBRO DE LA UGPP

Cobro Persuasivo

Es la etapa en la cual se realiza una invitación al deudor para que cumpla con el pago de su obligación voluntariamente. Esta invitación se puede hacer a través de llamadas telefónicas,
mensajes de texto, correos electrónicos y/u oficios persuasivos. La duración de esta etapa es máximo de 5 meses.

Si el obligado no paga o no manifiesta voluntad de pago, se procede a decretar medidas cautelares y se traslada el proceso a la etapa de cobro coactivo.

Cobro Coactivo

Esta última fase inicia con el mandamiento de pago que expide la entidad (subdirección de cobro). No puede exceder los cinco años desde la exigibilidad de la obligación.

Importante:

  • Este término se interrumpe cuando se notifica el mandamiento de pago.
  • Se suspende con la facilidad de pago y/o porque el deudor demanda el título ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa.
  • Este proceso se encuentra señalado en el Estatuto Tributario, en los artículos 826 y siguientes.

Mandamiento de Pago de la UGPP

El funcionario competente para exigir el cobro coactivo producirá el mandamiento de pago, ordenando la cancelación de las obligaciones pendientes más los interés respectivos. Este mandamiento se notificará personalmente al deudor, previa citación para que comparezca en un término de diez días. Si vencido este término no comparece, el mandamiento se notificará por correo electrónico.

Término para presentar excepciones ante la UGPP

Dentro de los 15 días siguientes a la notificación del mandamiento de pago, el deudor deberá cancelar el monto de la deuda con sus respectivos intereses. Dentro del mismo término, podrán proponerse mediante escrito las siguientes excepciones:

1. El pago efectivo 

2. La existencia de acuerdo de pago

3. La falta de ejecutoriedad del título

4. La pérdida de ejecutoria del título por revocación o suspensión provisional del acto administrativo hecho por autoridad competente.

5. La interposición de demandas de restablecimiento del derecho o de procesos de revisión de impuestos ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

6. La prescripción de la acción de cobro.

7. La falta del título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió.

Dentro del mes siguiente a la presentación del escrito mediante en el que se exponen las excepciones, el funcionario competente de La Unidad decidirá sobre ellas; ordenando previamente la práctica de las pruebas (si es del caso, según lo señalado en el artículo 832 del Estatuto Tributario. 

ACCIONES JUDICIALES CONTRA LA UGPP

Se puede interponer una demanda de nulidad y restablecimiento del derecho, la cual procede contra el acto administrativo de la liquidación oficial y/o resolución que resuelve el recurso de reconsideración.

Se puede interponer dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha en que se notificó el acto administrativo que se pretende demandar.

PREGUNTAS FRECUENTES:

¿Qué son los aportes parafiscales?

Son gravámenes establecidos por la ley, de carácter obligatorio. Afectan a un determinado y único grupo social o económico. Se utilizan para beneficio del propio sector, SENA, ICBF y Cajas de Compensación familiar.

¿Qué es el IBC?

Es el valor que se toma como base para aplicar el porcentaje de aporte al Sistema General de Seguridad Social, de acuerdo con el salario básico y las novedades que presente el trabajador dependiente o independiente en el respectivo mes.

¿Quién es considerado aportante de Seguridad Social?

Persona natural o jurídica (empresa), responsable de efectuar los pagos al Sistema de la Protección Social, por sí mismo o por las personas que tiene a cargo.

¿Quién es considerado trabajador independiente?

Para la Corte Constitucional es toda persona natural que ejerce personal y directamente una profesión, oficio o actividad económica, con o sin trabajadores a su servicio, sin sujeción a contrato de trabajo. Corte Constitucional, Sentencia C-578 de 2009.

¿Quién es considerado contratista?

Persona natural que genera ingresos derivados de la celebración de contratos con personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado.

¿Qué es un requerimiento de información?

Es un acto de trámite mediante el cual la UGPP solicita a un aportante, entidad administradora o tercero en general, el envío de información específica para verificar el pago correcto y oportuno de las contribuciones al Sistema de la Protección Social.

¿Qué son las medidas cautelares y cuando hay lugar a ellas?

Son disposiciones de la Administración, en forma previa, simultánea o posterior a la expedición del mandamiento de pago, sobre los bienes del deudor que se hayan establecido como de su propiedad o sobre los bienes de terceros ofrecidos como garantía, con el objetivo de dejarlos por fuera del comercio para que no puedan ser vendidos o enajenados; de esta manera se garantiza el pago de las obligaciones insolutas.

Las medidas cautelares pueden ser de embargo o de embargo y secuestro.

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