¿Cómo calcular la liquidación laboral?

Cuando ingresamos a laborar a una empresa, tenemos muchas expectativas y metas por cumplir, pero llega un punto en que se decide dar por terminada la relación laboral, ya sea porque decides irte, porque te despiden (con o sin justa causa), o incluso puede terminarse el vínculo por mutuo acuerdo. Pero en todos estos casos, es necesario que tu empleador te liquide por el tiempo laborado.

Cuando se liquida un contrato de trabajo, se deben liquidar todos los conceptos que la empresa debe al trabajador, tales como: prestaciones sociales y aportes parafiscales cuando haya lugar a ellos.

Se liquidarán únicamente los valores aún no liquidados, por lo que no es necesario liquidar conceptos de años atrás, puesto que se supone que en su momento fueron liquidados y pagados. En la eventualidad en que no se hayan liquidado algunos conceptos cuando debió hacerse, significa que se adeudan al trabajador, y desde luego, hay que liquidarlos al finalizar el contrato de trabajo.

Respecto a los aportes a seguridad social y los parafiscales, estos se deben liquidar y pagar cada mes, de modo que al terminar el contrato de trabajo, sólo se requiere liquidar el último mes.

En JurisDATA, tenemos la intención de que conozcas como se liquidan las prestaciones sociales (cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y dotación) y las vacaciones que se deben. Todo esto lo hacemos, con la intención de que si sientes que tu empleador no te hizo la liquidación laboral correctamente puedas verificar y salir de dudas.

Recuerda que al finalizar el contrato de trabajo te deben de pagar por todos los días laborados. Si al momento de la liquidación no se te ha pagado el salario (mensual o quincenal), ésta debe incluirse en la liquidación, y si te despidieron sin justa causa, el empleador te debe pagar una indemnización.

Si tienes dudas sobre la liquidación de las prestaciones sociales, te invitamos a que uses nuestra calculadora de liquidación laboral.

Cesantías

Cuando se termina la relación laboral, el empleador debe liquidar las cesantías, el cual es un auxilio que no hace parte del salario mensual. Es una prestación social que se concede al trabajador para auxiliarle en el momento en que se encuentre sin trabajo; y se guarda en el fondo de cesantías que el trabajador elija. Sobre el valor que tenga consignado el trabajador en el fondo de cesantías, gana intereses. Es una especie de ahorro que se hace durante el tiempo del contrato y equivale a 30 días de salario, incluido el auxilio de transporte, por cada año de servicio o proporcional al tiempo que trabajó, así solo haya trabajado un día.

Cuando el trabajador es del sector de la construcción, el valor de este auxilio es de tres días de salario por mes de servicio, es decir, 36 días de salario por año.

Si el salario es en dinero y en especie, no te confundas, no es sobre el salario en dinero que se liquida el auxilio, sino sobre el valor que resulta de sumar los dos aportes, que en ningún caso pueden estar por debajo del SMLMV. El trabajador puede hacer retiros parciales del dinero del auxilio que tiene en su fondo de cesantías. A estos retiros se les llama liquidación parcial, y pueden disponerse para adquirir o mejorar la vivienda y para pagar estudios superiores propios, del conyugue o de los hijos.

La ley contempla una sanción al empleador que incumpla con el plazo para consignar las cesantías del trabajador en el fondo. El plazo estipulado para hacer el pago de éstas es el 14 de febrero del año inmediatamente siguiente al que se liquida, y la sanción consiste en el pago de un día de salario por cada día que pase hasta que se efectúe el pago.

Ejemplo:

Un trabajador  se vincula el 1 de junio de 2021 y es despedido el 30 de diciembre de 2021. Devenga un salario de 1.300.000.

Pasos:

1. Debemos hacer la resta del año, mes y día, para saber el total de días a pagar. Se debe poner primero la fecha de terminación y después la fecha de inicio.

2. Los años los debemos multiplicar por 360 (lo que equivale a un año), los meses se multiplican por 30 (lo que equivale a un mes) y a los días le sumamos un 1.

3. Se suma todo.

4. «C» equivale a cesantías y debemos multiplicar el salario por los días que nos dieron y los dividimos por 360.

5. El resultado que nos dé, es lo que se le debe pagar por cesantías.

Intereses a las Cesantías

Es el valor en dinero que el empleador paga al trabajador de acuerdo con las cesantías que le correspondan. Ese valor corresponde al 1 % mensual o el 12 % anual. El período para liquidarlos va del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año, si se trabajó todo el año o proporcional, según el tiempo en que se prestó el servicio. Ese valor no se consigna en ningún fondo, se le entrega directamente al trabajador en cualquiera de las siguientes fechas:

• A más tardar al 31 de enero, si el contrato de trabajo está vigente; o
• El mismo día del retiro, si el contrato de trabajo se terminó.

Cuando no se pagan en estos tiempos, el valor del interés se duplica. No olvides que, si trabajaste un día, por ese día se debe liquidar el interés a las cesantías.

Ejemplo:

Un trabajador  se vincula el 1 de junio de 2021 y fue despedido el 30 de diciembre de 2021. Devenga un salario de 1.300.000 .

Pasos:

Primero, debemos hacer los mismos pasos del caso anterior. Cuando obtengamos el resultado de las cesantías, podremos hallar los intereses a las cesantías (en este ejemplo, como ya tenemos el dato de las cesantías podemos proceder directamente con la formula).

1. La «IC» equivale a los intereses a las cesantías. Debemos multiplicar el valor de las cesantías por los días que obtuvimos de la resta y multiplicarlos por 12%, y posteriormente, dividirlo por 360. 

2. El resultado que obtengamos son los intereses a las cesantías.

Primas de servicios

El valor a pagar por el empleador como prima de servicio es el que corresponde a 15 días (o el valor de medio salario), y debe hacerlo dos veces al año: una en el último día del mes de junio y otra en los primeros veinte días de diciembre. Se liquidan cada seis meses y su pago debe ser proporcional al tiempo trabajado.

Es importante saber que: A raíz de la ratificación por parte del Estado colombiano del Convenio 189 de la OIT sobre trabajo decente de las trabajadoras y trabajadores del servicio doméstico, y la lucha de las organizaciones sindicales presentes en este sector, se promulgó la Ley 1788 del 7 de julio de 2016, disposición que reconoce la prima servicios con criterios de universalidad, progresividad de los principios y derechos básicos con la protección de sus derechos laborales.

Para liquidar la prima de servicios se debe tener en cuenta el salario percibido por el trabajador durante el semestre, y debe incluir el auxilio de transporte, si el trabajador tiene derecho a él. 

Aunque no hay sanciones para el empleador cuando no paga las primas en las fechas estipuladas cuando el contrato está vigente, si las hay cuando no lo hace al momento de terminarlo. Esto es lo que se conoce como indemnización moratoria (se explica más adelante).

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Ejemplo:

Pablo fue vinculado mediante contrato de trabajo el 05 de de febrero de 2020 en la panadería Riquísimo y lo despidieron el 20 de mayo de 2020. Devengaba 2.500.000 ¿Cuánto es el valor de la prima adeudada por el trabajador?

Pasos:

1. Debemos hacer la resta de año, mes y día para saber el total de días a pagar, y se debe poner primero la fecha de terminación y después la fecha de inicio.

2. Los años los debemos multiplicar por 360 (lo que equivale a un año), los meses se multiplican por 30 (lo que equivale a un mes) y a los días le sumamos un 1.

3. Se suma todo.

4. La «P» equivale a prima, y debemos dividir el salario en 2, ya que la prima equivale a medio salario (15 días).

5.Posteriormente, se multiplica el medio salario por los días que nos dieron en la resta y  se divide entre 180 días (recordemos que la prima se paga dos veces al año, y si solo vamos a calcular un semestre, este en días equivale a 180 días).

6. El resultado que te genera la formula, es el dinero que se debe pagar por prima de servicios.

Prima de servicios en Diciembre (Haz clic aquí para conocer más)

Vacaciones

Es importante indicar que las vacaciones no constituyen una prestación social, ya que es un descanso remunerado, y corresponden a 15 días hábiles de descanso a que tiene derecho el trabajador(a) por cada año en el que prestó sus servicios. Hábiles significa que no incluyen ni domingos, ni festivos, ni sábados, siempre y cuando la jornada laboral ordinaria no se realice en este día.

El pago que recibe el trabajador durante estos 15 días, es el salario normal, sin incluir horas extras, recargos por trabajos adicionales o subsidio de transporte.

Esas vacaciones se deben dar cada año, menos a los profesionales y ayudantes que trabajan en establecimientos privados dedicados a la lucha contra la tuberculosis y a los que aplican rayos X, porque para ellos es cada seis (6) meses.

Las vacaciones también se pueden disfrutar en dinero, con un descanso parcial. Esto ocurre cuando el trabajador(a) y el empleador lo acuerdan por escrito. Sin embargo, la ley dice que no puede pasar un año sin que el trabajador(a) disfrute de al menos seis días completos de descanso. El resto, o sea nueve días, se pueden pagar en dinero o acumularse para ser disfrutadas como descanso remunerado después. La acumulación de este tiempo, por regla general, no puede ser mayor a dos años.

Si al terminar el contrato, el empleador debe al trabajador uno o más periodos de vacaciones, inclusive días, debe pagárselos en dinero. En este caso y solo en este, se pagan 15 días de salario, incluyendo los recargos nocturnos por horas extras y el trabajo suplementario, si lo hubo.

Recuerda que: Si durante el periodo de vacaciones se presenta una incapacidad por enfermedad o accidente, común o laboral; maternidad o aborto, las vacaciones se deben aumentar el tiempo que se estuvo incapacitado. Las trabajadoras y trabajadores del servicio doméstico tienen pleno derecho a vacaciones conforme a las reglas que hemos planteado. 

Ejemplo:

María es una abogada que fue vinculada mediante contrato de trabajo el 7 de febrero de 2017 para la empresa «Suavesitos S.A.S», devengaba un salario de 4.600.000 y fue despedida el 10 de abril de 2019. ¿Cuál es el valor de las vacaciones compensadas, sabiendo que se le adeuda únicamente su último período?

Pasos:

1. Lo primero que debemos tener en cuenta, es que se le adeuda el periodo del 7 de febrero del 2019 al 10 de abril del 2019 (día en que fue despedida).

2. Debemos hacer la resta de año, mes y día para saber el total de días a pagar, y se debe poner primero la fecha de terminación y después la fecha de inicio.

3. Los años los debemos multiplicar por 360 (lo que equivale a un año), los meses se multiplican por 30 (lo que equivale a un mes) y a los días le sumamos un 1.

4. Se suma todo.

5. La «V» equivale a vacaciones. Debemos dividir el salario en 2, ya que las vacaciones equivalen a medio salario (15 días).

6. Posteriormente, se multiplica el medio salario por los días que nos dieron en la resta y  se divide entre 360 días.

7. Lo que nos dé, es lo que se debe pagar de vacaciones.

Dotación

Es un pago en especie que el empleador le hace al trabajador cada cuatro meses y corresponde a un par de zapatos y un vestido completo, adecuados a las tareas que desempeñe. El trabajador está obligado a usarla. Como es un pago en especie, el trabajador no tiene que devolverla cuando termine el contrato.

A esta prestación tienen derecho los trabajadores que ganen menos de dos salarios mínimos, y desde el momento en que hayan cumplido tres meses de servicio.

Esta dotación debe entregarse en el siguiente orden: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. Sin embargo, no existe ninguna sanción cuando no se entrega en las fechas anteriores y, tampoco, si al momento de la liquidación del contrato no se hace. Es decir, que no hay ninguna indemnización moratoria, aunque el trabajador puede reclamar ante la justicia laboral ordinaria.

Ten en cuenta que, el pago de esta prestación se hará en dinero si una vez terminada la relación laboral, el trabajador puede demostrar los gastos que hizo en vestido y calzado durante la prestación del servicio.

Un contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos:

• Por la finalización del tiempo pactado en los contratos de trabajo a término fijo.
• Por el retiro del trabajador que se pensiona.
• Por la terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento, sea o no con justa causa. Aplica para contratos a término fijo y para indefinidos.
• Por mutuo acuerdo.

¿Qué pasa si durante la relación laboral me suspenden?

Los días de suspensión pueden descontarse para liquidar las cesantías, las vacaciones y la prima de servicios, la razón es que estos conceptos se pagan por tiempos laborados y cuando se suspende el contrato de trabajo se interrumpe temporalmente la ejecución del mismo.

PREGUNTAS FRECUENTES